The Access Richmond Hill Contact Centre provides assistance for general inquiries, responds to questions or concerns regarding programs and services as well as accepts in person payments.
905-771-8800
Hours of Service:
Monday through Friday, 8:30 a.m. to 4:30 p.m.
Report a problem with a service, e.g. missed garbage collection, overnight parking, potholes, street lights, etc.
Richmond Hill has indoor and outdoor facilities you can rent for special events or meetings. Our indoor locations may include access to features such as kitchens, projector screens and outdoor areas. View a list of our indoor locations and facility features to find a spot that meets the needs of your event or meeting.
You need a permit for all facility rentals. Check the availability of the facility you wish to request through our online facility availability search. To learn about our facility rental policies and procedures and frequently asked questions, read the Facility Booking Guide.
We do not display availability of most outdoor locations online. For more information about outdoor facilities available for rent, visit RichmondHill.ca/Parks, then submit an online permit request form requesting your park of choice.
Application guidelines | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
You must be 21 years of age or older to rent a facility.
Permit applications must be submitted to the Facility Booking Clerk at least 10 business days before your event. Applications are processed as soon as possible. Please note that some requests are processed ahead of others due to the date of the event. Each permit outlines any requirements and service charges. |
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Affiliated group discounts | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Richmond Hill offers discounted rental rates for approved Affiliated Community Groups. The Community Group Affiliation Policy applies to volunteer not-for-profit groups interested in working with the City to provide a range of recreational, art, cultural, social and/or sports programs to Richmond Hill residents. Learn about our Community Group Affiliation Policy and complete the online Community Group Affiliation Application Form. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Damage deposit and cancellations | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
A $300 damage deposit is required one week after you complete booking one of Richmond Hill's facilities. Let us know as soon as possible if you need to cancel a booking to avoid higher cancellation fees. Cancellation Provisions: After a contract permit is signed, single or occasional use cancellations will be permitted only if initiated by the contract holder and under the following conditions:
You will be financially responsible for facility rentals, as booked, if unused for your own reasons. |
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Payment | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
You must pay the full hourly rental fee for the facility you've booked within 48 hours of confirming the booking. The following payment methods are accepted:
Post-dated cheques are not accepted. If your rental requires bond deposits, refunds are mailed 10 to 12 business days after your event. Your booking will be cancelled if you don't make your full payment by the deadline of two weeks before your event. |
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Personal information | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Your personal information is protected under the Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act. Any personal information Richmond Hill collects through our booking process will only be used for booking facilities, according to the Municipal Act, R.S.O, 1990, Chapter M-45 as amended, s.207, par. 28. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Policies and procedures | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Richmond Hill has some policies and procedures that must be followed for booking facilities in the community. This ensures a fair system for all members of the community to have the opportunity to book a facility.
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Rental fees | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
All fees and rates subject to HST. For Large events you may be required to pay a damage deposit to secure your event. Prime time is Monday to Friday from 5 – 11 p.m. and Saturday, Sunday & Statutory Holidays |
Reservations |
The Facility Booking Clerk can hold a facility space for a maximum of one day, starting from the day you make the hold request. The hold is automatically cancelled after one day. You will not get a call from the Clerk to let you know that the reservation has been cancelled. The space returns to having available status once a reservation has been cancelled. |
What's provided? |
Richmond Hill's Community Services Department provides the following to people who wish to rent one of our facilities:
You are responsible for providing other items, including:
Please don't use tape on the walls of any of our facilities to put up decorations. Call Access Richmond Hill at 905-771-8800 for more information about facility bookings. |